Sabilillah, Asisten Peneliti lembaga Kajian NSEAS. (dok/mtr)
BOGOR, kabarSBI.com – Dalam penyelenggaraan pemerintah dan pembangunan arsip adalah merupakan rekaman informasi seluruh kegiatan yang telah, sedang dan akan dilaksanakan oleh para penyelenggara dalam menjalankan tugas dan fungsinya yang telah dipercayakan oleh masyarakat.
Hal ini berarti bahwa melaui arsiplah masyarakat dapat mengetahui keberhasilan, kegagalan atau penyimpangan-penyimpangan dalam melaksanakan tugas dan tanggungjawabnya.
Berkaitan dengan hal tersebut, kepala desa dan sekretaris desa dituntut memiliki kemampuan administratif yang baik, sebab tolak ukur pelayanan masyarakat yang baik salah satunya terlihat dari manajemen arsip yang baik pula,” jelas Sabilillah, Asisten Peneliti lembaga kajian Network South East Asian Studies (NSEAS), di Bogor Jawa Barat, Sabtu, 21/12/2019.
Menurutnya, Arsip Desa mempunyai peran penting dalam kelangsungan hidup dari generasi ke generasi, mengingat manfaat arsip bagi antara lain berisi informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan juga dapat dijadikan sebagai alat bukti bila terjadi masalah dan juga dapat dijadikan alat pertanggung jawaban menajemen serta dapat dijadikan alat transparansi birokrasi.
“Kondisi arsip desa saat ini belum dimanfaatkan sepenuhnya dengan optimal dalam proses manajemen pemerintahan desa dan pembangunan. Pada dasarnya Pemerintah Pusat hingga Desa wajib melaksanakan tugas pemerintahan di bidang kearsipan sesuai dengan ketentuan dan peraturan perundang-undangan,” jelasnya.
Dirinya mengatakan, Pemerintah Desa juga memiliki tugas penting dalam pengkajian dan penyusunan kebijakan di bidang kearsipan desa.Koordinasi kegiatan fungsional dalam pelaksanaan tugas lembaga.Fasilitasi dan pembinaan terhadap kegiatan instansi pemerintah desa di bidang kearsipan. Penyelenggaraan pembinaan dan pelayanan administrasi umum di bidang perencanaan umum, ketatausahaan, kehumasan, hukum, organisasi dan tata laksana, kepegawaian, keuangan, perlengkapan dan rumah tangga, persandian, dan kearsipan.Penyelenggaraan pembinaan kearsipan desa. Pelindungan, penyelamatan, dan pengelolaan arsip statis dan Penyelenggaraan sistem dan jaringan informasi kearsipan desa
“Penyusunan rencana secara makro di kearsipan desa perlu dilakukan dengan melakukan penetapan dan penyelenggaraan kearsipan desa untuk mendukung pembangunan secara makro.Penetapan sistem informasi di bidang kearsipan.Kewenangan lain yang melekat dan telah dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan,” kata Sabilillah.
Dirinya menyebutkan dalam Undang – undang Kearsipan Nomor 43 Tahun 2009 ditekankan bahwa hal penting yang harus dilakukan adalah perumusan dan pelaksanaan kebijakan tertentu di bidang kearsipan. Termasuk, penyelamatan serta pelestarian arsip dan pemanfaatan naskah sumber arsip.
Dokumen arsip. (dok/il)
Solusi Atasi Arsip
Sekretaris Desa memiliki peran dan fungsi yang sangat penting dan strategis pada pemerintahan desa, terutama dalam kaitan administrasi desa dan kearsipan.
“Hal ini mengingat peran Sekretaris desa mempunyai tugas menyelenggarakan administrasi pemerintahan, pembangunan, dan ke-masyarakatan. Mengkoordinasikan tugas-tugas dan membina kepala urusan. Membantu pelayanan ketatausahaan kepada Kepala Desa.” Imbuh Sabilillah.
Pria yang memulai karirnya di lembaga kajian NSEAS pada tahun 1999 ini, menyebutkan bahwa Arsip Desa dari tahun ke tahun dan dari periode ke periode tidak boleh hilang atau dihilangkan, rusak atau dirusak, merujuk pada Undang undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Namun, fakta yang terjadi selama ini, Sekretaris Desa yang berganti figur bersamaan dengan bergantinya Kepala Desa yang baru menjadi salah satu persoalan cukup serius.
“Tak jarang arsip desa menjadi persoalan disaat pergantian kepemimpinan tersebut. Problem yang masih terjadi, seperti kehilangan arsip atau tidak adanya serahterima arsip pejabat lama kepada pejabat baru,” tegas asisten dari seorang Peneliti Ahli NSEAS, alm. Drs. Mukhtar Effendi Harahap, MA, ini.
Problem kearsipan desa ini, kata Sabilillah, umummya juga terjadi pada arsip kependudukan maupun pajak bumi bangunan (PBB), dan arsip penting desa lainnya. Sehingga Pemerintah Desa dianggap perlu menguasai dan menerapkan Arsip berbasis Digital (Literasi), termasuk penyediaan Depo Arsip yang memadai serta sumber daya manusia yang handal.
“Kondisi rentannya penggantian sekretaris desa seiring pergantian kepala desa inilah yang menimbulkan pemikiran bahwa Sekretaris Desa harus berasal dari Aparatur Sipil Negara (ASN) yang memiliki integritas, komunikatif, dan kemampuan administrasi, serta manajemen arsip yang mumpuni. Dan, ini salah satu solusinya,” jelas pria yang juga aktif di Kehumasan Dewan Kesenian Bogor (mtr/r/as)